La factura electrónica no es una novedad en España, ya que desde 2015 es obligatoria para los proveedores de las administraciones públicas. Sin embargo, la reciente Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, conocida como Ley Crea y Crece, ha ampliado el ámbito de aplicación de la factura electrónica a las operaciones entre empresarios y profesionales (B2B).
La Ley Crea y Crece tiene como objetivo impulsar la digitalización de la economía, fomentar el emprendimiento y la innovación, y combatir la morosidad y el fraude fiscal. Entre las medidas que incluye, destaca la generalización de la factura electrónica entre empresas y autónomos, que se irá implantando de forma progresiva según el volumen de operaciones de los sujetos obligados.
Pendientes de la aprobación del Real Decreto que regula el desarrollo reglamentario, los plazos para la entrada en vigor de la obligación de factura electrónica son los siguientes:
- En el plazo de un año desde la aprobación del reglamento que regula la factura electrónica, para los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros.
- En el plazo de dos años desde la aprobación del reglamento que regula la factura electrónica, para los empresarios y profesionales con un volumen de operaciones inferior a 8 millones de euros.
Entrada en vigor de la obligación de información sobre los estados de la factura:
- Para los empresarios y profesionales cuya facturación anual > 6M€ = a los 36 meses de aprobarse el Real Decreto.
- Para el resto de los empresarios = a los 48 meses de aprobarse el Real Decreto.
El reglamento que regula la factura electrónica se encuentra en fase de proyecto y se prevé que se apruebe en antes de la finalización del 2023, por lo que los plazos se contarán a partir de esa fecha.
La factura electrónica deberá cumplir con los requisitos establecidos en la normativa vigente, así como con los que se determinen en el reglamento. Entre ellos, se incluyen los siguientes:
- La factura electrónica deberá contener los mismos datos que la factura en papel, así como un código seguro de verificación que permita acceder a su contenido a través de internet.
- La factura electrónica deberá garantizar la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de la factura, mediante una firma electrónica avanzada, un sello electrónico avanzado o un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI).
- La factura electrónica deberá conservarse en formato electrónico durante el plazo de prescripción de las acciones derivadas de la operación, que es de cuatro años salvo que se establezca otro plazo específico.
- La factura electrónica deberá remitirse al destinatario por medios electrónicos, salvo que este haya manifestado su oposición expresa. El destinatario podrá solicitar una copia en papel sin coste adicional durante el plazo de conservación de la factura.
- La factura electrónica deberá facilitar la información sobre el estado de la factura, tanto si se es emisor como receptor. El estado de la factura podrá ser: emitida, enviada, recibida, aceptada, rechazada o pagada.
La factura electrónica tendrá ventajas tanto para los emisores como para los receptores, tales como:
- Ahorro de tiempo, espacio y recursos, al eliminar el papel, la impresión, el envío y el archivo físico de las facturas.
- Mayor rapidez, eficiencia y seguridad en el proceso de facturación, al evitar errores, pérdidas, manipulaciones o falsificaciones de las facturas.
- Mejora de la gestión, el control y la trazabilidad de las facturas, al disponer de un acceso inmediato y centralizado a las mismas.
- Facilitación del cumplimiento de las obligaciones tributarias, al poder declarar y liquidar el IVA de forma telemática y automatizada.
- Reducción de la morosidad, al poder reclamar el pago de las facturas de forma más ágil y efectiva.
Para adaptarse a la factura electrónica, los empresarios y profesionales deberán contar con las soluciones tecnológicas adecuadas, que garanticen la interconexión e interoperabilidad gratuitas con otros sistemas de facturación electrónica. Además, deberán informarse sobre las condiciones y los plazos de la obligación, así como sobre las posibles sanciones por su incumplimiento.
La factura electrónica es una realidad que se va a imponer en el ámbito empresarial y profesional, por lo que conviene estar preparado para afrontar el cambio con éxito. La factura electrónica supone una oportunidad para modernizar y optimizar la gestión de las operaciones comerciales, así como para contribuir al desarrollo económico y social del país.
Según la información que he encontrado, las sanciones por no cumplir con la obligación de factura electrónica dependen de la normativa de cada país. En el caso de España, la Ley 18/2022, de 28 de septiembre, de creación y crecimiento de empresas, que establece la obligatoriedad de la factura electrónica entre empresas y profesionales, no especifica las sanciones por su incumplimiento, pero se podría aplicar el régimen sancionador previsto en la Ley General Tributaria. Según esta ley, las infracciones en materia de facturación pueden ser leves, graves o muy graves, y conllevar multas que van desde el 0,5% hasta el 2% de las cuotas de IVA devengadas en las operaciones no facturadas o incorrectamente facturadas, con un mínimo de 150 euros y un máximo de 6.000 euros por cada factura o documento sustitutivo. Además, si se incumplen los plazos para la expedición o remisión de las facturas, se podrían imponer multas de 300 euros por cada mes de retraso o fracción, con un máximo de 6.000 euros por cada factura o documento sustitutivo.