La factura electrònica no és una novetat a Espanya, ja que des de 2015 és obligatòria per als proveïdors de les administracions públiques. No obstant això, la recent Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses, coneguda com a Llei Crea i Creix, ha ampliat l’àmbit d’aplicació de la factura electrònica a les operacions entre empresaris i professionals (B2B).
La Llei Crea i Creix té com a objectiu impulsar la digitalització de l’economia, fomentar l’emprenedoria i la innovació, i combatre la morositat i el frau fiscal. Entre les mesures que inclou, destaca la generalització de la factura electrònica entre empreses i autònoms, que s’implantarà de forma progressiva segons el volum d’operacions dels subjectes obligats.
Pendents de l’aprovació del Reial Decret que regula el desenvolupament reglamentari, els terminis per a l’entrada en vigor de l’obligació de factura electrònica són els següents:
- En el termini d’un any des de l’aprovació del reglament que regula la factura electrònica, per als empresaris i professionals amb un volum d’operacions superior a 8 milions d’euros.
- En el termini de dos anys des de l’aprovació del reglament que regula la factura electrònica, per als empresaris i professionals amb un volum d’operacions inferior a 8 milions d’euros.
Entrada en vigor de l’obligació d’informació sobre els estats de la factura:
- Per als empresaris i professionals amb una facturació anual > 6M€ = als 36 mesos d’aprovar-se el Reial Decret.
- Per a la resta dels empresaris = als 48 mesos d’aprovar-se el Reial Decret.
El reglament que regula la factura electrònica es troba en fase de projecte i es preveu que s’aprovi abans de la finalització del 2023, de manera que els terminis es comptaran a partir d’aquesta data.
La factura electrònica haurà de complir amb els requisits establerts en la normativa vigent, així com amb els que es determinin en el reglament. Entre ells, s’inclouen els següents:
- La factura electrònica ha de contenir les mateixes dades que la factura en paper, així com un codi segur de verificació que permeti accedir al seu contingut a través d’internet.
- La factura electrònica ha de garantir l’autenticitat de l’origen, la integritat del contingut i la llegibilitat de la factura, mitjançant una signatura electrònica avançada, un segell electrònic avançat o un sistema d’intercanvi electrònic de dades (EDI).
- La factura electrònica ha de conservar-se en format electrònic durant el termini de prescripció de les accions derivades de l’operació, que és de quatre anys salvo que s’estableixi un altre termini específic.
- La factura electrònica ha de remetre’s al destinatari per mitjans electrònics, salvo que aquest hagi manifestat la seva oposició expressa. El destinatari podrà sol·licitar una còpia en paper sense cost addicional durant el termini de conservació de la factura.
- La factura electrònica ha de facilitar la informació sobre l’estat de la factura, tant si se’n és emissor com receptor. L’estat de la factura podrà ser: emesa, enviada, rebuda, acceptada, rebutjada o pagada.
La factura electrònica tindrà avantatges tant per als emissors com per als receptors, com ara:
- Estalvi de temps, espai i recursos, al eliminar el paper, la impressió, l’enviament i l’arxiu físic de les factures.
- Major rapidesa, eficiència i seguretat en el procés de facturació, al evitar errors, pèrdues, manipulacions o falsificacions de les factures.
- Millora de la gestió, el control i la traçabilitat de les factures, al disposar d’un accés immediat i centralitzat a les mateixes.
- Facilitació del compliment de les obligacions tributàries, al poder declarar i liquidar l’IVA de manera telemàtica i automatitzada.
- Reducció de la morositat, al poder reclamar el pagament de les factures de manera més àgil i efectiva.
Per adaptar-se a la factura electrònica, els empresaris i professionals hauran de disposar de les solucions tecnològiques adequades, que garanteixin la interconnexió i interoperabilitat gratuïtes amb altres sistemes de facturació electrònica. A més, hauran de informar-se sobre les condicions i els plazos de l’obligació, així com sobre les possibles sancions pel seu incumpliment.
La factura electrònica és una realitat que s’imposarà en l’àmbit empresarial i professional, per la qual cosa convé estar preparat per afrontar el canvi amb èxit. La factura electrònica suposa una oportunitat per modernitzar i optimitzar la gestió de les operacions comercials, així com per contribuir al desenvolupament econòmic i social del país.
Segons la informació que he trobat, les sancions per no complir amb l’obligació de factura electrònica depenen de la normativa de cada país. En el cas d’Espanya, la Llei 18/2022, de 28 de setembre, de creació i creixement d’empreses, que estableix l’obligatorietat de la factura electrònica entre empreses i professionals, no especifica les sancions pel seu incompliment, però es podria aplicar el règim sancionador previst a la Llei General Tributària. Segons aquesta llei, les infraccions en matèria de facturació poden ser lleus, greus o molt greus, i comportar multes que van des del 0,5% fins al 2% de les quotes d’IVA devengades en les operacions no facturades o incorrectament facturades, amb un mínim de 150 euros i un màxim de 6.000 euros per cada factura o document substitutiu. A més, si es incompleixen els terminis per a l’expedició o remissió de les factures, es podrien imposar multes de 300 euros per cada mes de retard o fracció, amb un màxim de 6.000 euros per cada factura o document substitutiu.